# Privacy Policy | Amphi

> Privacy policy for the Amphi conference platform by Bohemica Studio: what data we process, why, and your rights under GDPR. Published in Czech only.

- Canonical: https://www.amphi.cc/en/privacy
- Language: cs
- Note: this document is published in Czech only; the Czech text is the binding version.
- All pages: https://www.amphi.cc/llms.txt

---

This document is currently published in Czech only. The Czech text is the binding version. Questions in English: admin@amphi.cc.

# **Zásady zpracování osobních údajů**

**Správce osobních údajů:** Poweron s.r.o., IČO: 062 05 712, se sídlem Palachova 504/7, 460 01 Liberec, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, spisová značka C 39873/KSUL, zastoupená Jakubem Miřejovským, jednatelem, provozující značku Bohemica Studio a produkt Bohemica Amphi (dále jen „**my**“, „**Správce**“ nebo „**Poskytovatel**“).

Tyto zásady popisují, jaké osobní údaje zpracováváme v souvislosti s provozem konferenční platformy Bohemica Amphi a webových stránek www.amphi.cc, proč je zpracováváme, komu je předáváme a jaká máte práva. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali. Ve všech věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na e-mailu [admin@amphi.cc](mailto:admin@amphi.cc) nebo poštou na adrese našeho sídla.

## **1\. Definice**

- **Aplikace** – on-line softwarová platforma pro pořádání konferencí, seminářů, webinářů a obdobných akcí, dostupná na adrese https://app.amphi.cc, na tenantských subdoménách (např. vase-akce.amphi.cc) nebo na vlastní doméně organizátora. Aplikace je distribuována i jako self-hosted instalace (Docker image).
- **Webové stránky** – prezentační web https://www.amphi.cc včetně kontaktních a registračních formulářů.
- **Služba** – poskytování Aplikace a souvisejících služeb podle Všeobecných obchodních podmínek (dále jen „**VOP**“, dostupné na adrese [www.amphi.cc/cs/tos](https://www.amphi.cc/cs/tos)).
- **Uživatel** (také „**vy**“) – osoba, která si zřídila uživatelský účet nebo Aplikaci či Webové stránky používá, ať už jako organizátor akce, řečník, účastník nebo návštěvník.
- **Organizátor** – Uživatel, který v Aplikaci pořádá akci a určuje, jaké údaje účastníků a řečníků se v ní zpracovávají.
- **Data Uživatele** – obsah, který organizátor a jeho akce do Aplikace vloží: údaje o akcích a sezeních, profily a fotografie řečníků, registrační a kontaktní údaje účastníků, nahrávky sezení, zprávy v živém chatu, nahrané prezentace a přílohy, nastavení tenantu.
- **Osobní údaje** – jakékoli informace, na jejichž základě lze fyzickou osobu přímo či nepřímo identifikovat.
- **Správce** – subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. **Zpracovatel** – subjekt, který osobní údaje zpracovává pro správce a podle jeho pokynů. **Sub-zpracovatel** – další zpracovatel, kterého do zpracování zapojujeme my.
- **DPA** – zpracovatelská smlouva podle čl. 28 GDPR, která tvoří Přílohu č. 1 VOP a je dostupná na adrese [www.amphi.cc/cs/tos#dpa](https://www.amphi.cc/cs/tos#dpa).
- **GDPR** – nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679. **CCPA** – kalifornský zákon o ochraně soukromí spotřebitelů (California Consumer Privacy Act). **EHP** – Evropský hospodářský prostor.

Pojmy, které zde nejsou vysvětleny, mají význam podle VOP.

## **2\. Naše dvě role**

**Jako Správce** vystupujeme, když si u nás zřídíte účet, objednáte Službu, navštívíte Webové stránky, vyplníte některý z formulářů nebo s námi komunikujete. V této roli sami určujeme, proč a jak vaše údaje zpracováváme; platí pro ně kapitoly 3 až 5.

**Jako Zpracovatel** vystupujeme u Dat Uživatele, tedy u údajů účastníků, řečníků a dalších osob, které do Aplikace vloží organizátor akce. Správcem těchto údajů je organizátor; my je zpracováváme pouze podle jeho pokynů, kterými jsou nastavení tenantu a použití funkcí Aplikace. Toto zpracování se řídí výhradně DPA. Jste-li účastníkem nebo řečníkem akce, obracejte se se svými právy nejprve na organizátora; v rozsahu, v jakém to DPA ukládá, mu s vyřízením vaší žádosti pomůžeme.

**Self-hosted instalace:** pokud organizátor provozuje Aplikaci na vlastní infrastruktuře, žádná data k nám nepřecházejí. Správcem i provozovatelem je v takovém případě výhradně organizátor.

## **3\. Jaké údaje zpracováváme jako Správce a proč**

### 3.1 Uživatelský účet

- **Údaje:** jméno a příjmení, e-mailová adresa, heslo (uložené výhradně v hashované podobě) nebo identifikátor účtu Google při přihlášení přes Google, název organizace, nastavení účtu a přihlašovací záznamy (IP adresa, typ prohlížeče, čas přihlášení).
- **Účel a právní titul:** zřízení a správa účtu, poskytování Služby a uživatelská podpora (plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR); zabezpečení účtu a prevence zneužití (oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
- **Doba:** po dobu existence účtu. Účty v tarifu Cloud Free považujeme za ukončené uplynutím dvou let od posledního přihlášení (čl. 12.3 VOP). Přihlašovací záznamy uchováváme nejdéle 12 měsíců.

### 3.2 Fakturace a platby

- **Údaje:** fakturační údaje (název, IČO, DIČ, adresa), údaje o objednaných tarifech a provedených platbách. Platby zpracovává poskytovatel platební brány Stripe; údaje o platební kartě zadáváte přímo jemu a my k nim nemáme přístup.
- **Účel a právní titul:** vystavení a evidence daňových dokladů (plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; plnění zákonné povinnosti, čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
- **Doba:** daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (zákon o DPH).

### 3.3 Návštěva Webových stránek

- **Simple Analytics:** měření návštěvnosti bez cookies a bez identifikace návštěvníka. Ukládají se pouze agregované údaje (navštívená stránka, zdroj návštěvy, typ zařízení a prohlížeče, země).
- **OpenReplay:** záznam interakcí s Webovými stránkami (navštívené stránky, pohyb a kliknutí, velikost okna, technické údaje o prohlížeči, IP adresa, chybová hlášení) za účelem odhalování chyb a zlepšování použitelnosti. Nástroj provozujeme na vlastní infrastruktuře (adresa www.amphi.cc/ingest); záznamy neopouštějí naše servery a žádná třetí strana k nim nemá přístup. Obsah vstupních polí formulářů je v záznamu maskován. Záznamy uchováváme nejdéle 30 dnů.
- **Google reCAPTCHA v3:** ochrana formulářů před automatizovaným zneužitím. Načítá se až na stránkách s formulářem; při ověření jsou společnosti Google předány technické údaje o prohlížeči a IP adresa a Google může uložit cookie.
- **Místní úložiště prohlížeče:** ukládáme pouze zvolený jazyk stránek (položka amphi-language). Reklamní ani sledovací cookies nepoužíváme.
- **Právní titul:** oprávněný zájem na provozu, zabezpečení a zlepšování Webových stránek (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

### 3.4 Formuláře na Webových stránkách

- **Kontaktní formulář:** jméno, příjmení, e-mail, telefon (nepovinně), text zprávy.
- **Formulář „Vytvořit akci“:** požadovaný tarif, název a termín akce, očekávaný počet účastníků, organizace, jméno, příjmení, e-mail, telefon (nepovinně).
- **Formulář pro školy a neziskové organizace:** název organizace, IČO nebo registrační číslo, web, země, jméno, příjmení, e-mail, telefon (nepovinně).
- **Formulář „Dejte mi vědět“:** e-mailová adresa pro jednorázové oznámení o otevření přístupu.
- **Účel a právní titul:** vyřízení vaší poptávky, dotazu nebo žádosti a jednání o uzavření smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR); u oznámení o otevření přístupu váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), který můžete kdykoli odvolat.
- **Doba:** po dobu vyřizování a následně nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace, nedojde-li k uzavření smlouvy. Údaje z formulářů přijímá náš vlastní server (www.amphi.cc/webform-submission) a doručuje je nám e-mailem.

### 3.5 Transakční e-maily a komunikace s podporou

- Systémové zprávy (potvrzení registrace, obnova hesla, oznámení o sezeních, faktury) odesíláme prostřednictvím služby Postmark. Předáváme jí e-mailovou adresu příjemce a obsah zprávy.
- Komunikaci s podporou (e-maily, poznámky z jednání) uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a 3 roky poté pro případ uplatnění nároků (oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

### 3.6 Co neděláme

- Nezasíláme newsletter ani obchodní sdělení bez vašeho souhlasu. Stávající zákazníky můžeme informovat o novinkách Služby na základě oprávněného zájmu; z takových zpráv se lze odhlásit v každé z nich.
- Neprovádíme profilování ani automatizované rozhodování, které by pro vás mělo právní účinky.
- Vaše osobní údaje neprodáváme ani nepronajímáme.
- Nepředáváme osobní údaje ani Data Uživatele žádnému externímu poskytovateli umělé inteligence. Pokud si Uživatel k Aplikaci připojí vlastního AI asistenta (například přes rozhraní MCP nebo REST API), řídí se předání údajů tomuto asistentovi podmínkami jeho poskytovatele a odpovídá za ně Uživatel.
- Nepoužíváme Google Analytics, Smartlook ani jiné nástroje třetích stran pro sledování chování napříč weby.

## **4\. Příjemci a sub-zpracovatelé**

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze těmto kategoriím příjemců, a to v rozsahu nezbytném pro daný účel. Sub-zpracovatelé jsou s námi smluvně vázáni chránit údaje nejméně ve stejném rozsahu jako my. Stejný seznam sub-zpracovatelů platí i pro Data Uživatele zpracovávaná podle DPA.

| Příjemce | Účel | Sídlo / lokalita dat | Přenos mimo EHP | Právní mechanismus |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Hetzner Online GmbH | Serverová infrastruktura Aplikace a Webových stránek, ukládání dat, nahrávek, záznamů OpenReplay a záloh | Německo / Finsko (EHP) | Ne | – |
| Google Ireland Limited | Přihlašování přes účet Google (OAuth), ochrana formulářů reCAPTCHA v3 | Irsko (s globální infrastrukturou Google) | Možný u dílčích operací | Standardní smluvní doložky (SCC) a doplňková opatření |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Zpracování plateb a vystavování dokladů za placené tarify | Irsko / EU (skupina Stripe) | Možný | SCC v rámci skupiny Stripe; údaje karty nikdy neprocházejí přes nás |
| ActiveCampaign, LLC (Postmark) | Odesílání transakčních e-mailů | USA | Ano | SCC (EU-US) a šifrovaný přenos; v obsahu nezasíláme citlivé údaje |
| Simple Analytics V.O.F. | Anonymní měření návštěvnosti Webových stránek | Nizozemsko (EHP) | Ne | Nezpracovává osobní údaje (bez cookies a bez identifikátorů) |
| OpenReplay (self-hosted) | Záznam interakcí na Webových stránkách | Naše servery u Hetzner (EHP) | Ne | Provozujeme sami; žádná třetí strana nemá přístup |
| Orgány veřejné moci | Plnění zákonných povinností (soudy, Policie ČR, finanční správa, dozorové úřady) | Česká republika | Ne | Zákonná povinnost |

## **5\. Doba uchování**

Údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou pro účel, pro který jsme je získali, nebo po dobu, kterou nám ukládá zákon:

- uživatelský účet: po dobu jeho existence, u tarifu Cloud Free nejdéle 2 roky od posledního přihlášení;
- přihlašovací a bezpečnostní záznamy: nejdéle 12 měsíců;
- daňové doklady a platební údaje: 10 let;
- údaje z formulářů: nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace, nedojde-li k uzavření smlouvy;
- komunikace s podporou: po dobu smluvního vztahu a 3 roky poté;
- záznamy OpenReplay: nejdéle 30 dnů; měření Simple Analytics: pouze agregovaně, bez osobních údajů;
- Data Uživatele: podle pokynů organizátora a DPA; po skončení Služby je vrátíme nebo vymažeme způsobem, který DPA stanoví.

Po uplynutí uvedené doby údaje vymažeme nebo anonymizujeme. Zálohy jsou přepisovány v pravidelných cyklech; údaje vymazané z provozních systémů zmizí ze záloh nejpozději v následujícím cyklu.

## **6\. Zabezpečení**

- Veškerý přenos dat je šifrován (TLS/HTTPS); data uložená na serverech jsou šifrována.
- Hesla ukládáme pouze v hashované podobě; přístup k účtu lze chránit přihlášením přes Google.
- Přístupy do systémů jsou personalizované, řízené podle principu minimálních oprávnění a pravidelně přezkoumávané; přístup k produkčním údajům je logován.
- Data jednotlivých organizátorů (tenantů) jsou od sebe logicky oddělena.
- Pravidelně zálohujeme a obnovu ze záloh testujeme.
- Osoby, které pro nás pracují, jsou vázány mlčenlivostí a poučeny o pravidlech ochrany osobních údajů.
- Bezpečnostní incidenty vyhodnocujeme bez zbytečného odkladu; organizátory jako správce a dozorový úřad informujeme ve lhůtách, které stanoví GDPR a DPA.

## **7\. Předávání mimo EHP**

Aplikace, Webové stránky i zálohy běží v datových centrech v EHP (Hetzner, Německo a Finsko). Mimo EHP se údaje dostávají pouze při odesílání transakčních e-mailů službou Postmark (USA) a případně při dílčích operacích služeb Google a Stripe. Pro tato předání používáme standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí doplněné o technická opatření (šifrování přenosu, minimalizace předávaných údajů) a tam, kde je to dostupné, volíme zpracování v regionech EU.

## **8\. Vaše práva podle GDPR**

Ve vztahu k údajům, u nichž jsme Správcem, máte tato práva:

- **právo na přístup** – získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a kopii těchto údajů spolu s informacemi o účelech, příjemcích a době uchování;
- **právo na opravu** nepřesných nebo neúplných údajů; základní údaje účtu si můžete upravit po přihlášení;
- **právo na výmaz**, pokud údaje již nepotřebujeme, odvoláte souhlas, vznesete oprávněnou námitku nebo nám výmaz ukládá zákon; trvá-li jiná zákonná povinnost údaje uchovat, údaje místo výmazu anonymizujeme;
- **právo na omezení zpracování** po dobu ověřování přesnosti údajů nebo oprávněnosti zpracování;
- **právo na přenositelnost** údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme automatizovaně na základě smlouvy nebo souhlasu;
- **právo vznést námitku** proti zpracování založenému na oprávněném zájmu; v případě přímého marketingu zpracování ukončíme vždy;
- **právo odvolat souhlas** kdykoli, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před odvoláním;
- **právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování** s právními účinky; takové rozhodování neprovádíme.

Práva uplatníte e-mailem na [admin@amphi.cc](mailto:admin@amphi.cc) nebo poštou na adrese sídla. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás informujeme. Pro ochranu vašich údajů můžeme požadovat přiměřené ověření totožnosti. U zjevně nedůvodných nebo opakovaných žádostí můžeme účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

Pokud se domníváte, že vaše údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, můžete podat stížnost u dozorového úřadu. V České republice je jím **Úřad pro ochranu osobních údajů**, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, [www.uoou.cz](https://www.uoou.cz). Stížnost můžete podat i u dozorového úřadu v místě svého obvyklého bydliště.

Jste-li účastníkem nebo řečníkem akce pořádané v Aplikaci, je pro Data Uživatele správcem organizátor akce; svá práva uplatněte nejprve u něj. S vyřízením mu pomůžeme v rozsahu stanoveném DPA.

## **9\. Uživatelé z Kalifornie (CCPA)**

Pokud jste rezidentem státu Kalifornie, odpovídají pojmy „Osobní údaje“, „Správce“ a „Zpracovatel“ v těchto zásadách pojmům „Personal Information“, „Business“ a „Service Provider“ podle CCPA. Osobní údaje neprodáváme ani nesdílíme pro účely cílené reklamy. Máte právo vědět, jaké údaje o vás shromažďujeme a za jakým účelem, právo na jejich výmaz a opravu, právo omezit použití citlivých osobních údajů a právo nebýt za uplatnění svých práv diskriminováni. Práva uplatníte na [admin@amphi.cc](mailto:admin@amphi.cc); pověřený zástupce musí doložit své oprávnění jednat za vás.

## **10\. Děti**

Uživatelský účet organizátora si mohou zřídit pouze osoby starší 18 let. Údaje účastníků akcí, včetně případných nezletilých účastníků školních a vzdělávacích akcí, spravuje organizátor jako Správce; my je zpracováváme podle DPA a vědomě neshromažďujeme údaje dětí pro vlastní účely. Pokud se dozvíme, že jsme takové údaje získali bez souhlasu zákonného zástupce, bez zbytečného odkladu je vymažeme.

## **11\. Změny těchto zásad**

Zásady můžeme aktualizovat, například při změně sub-zpracovatelů nebo funkcí Aplikace. O podstatných změnách vás informujeme na Webových stránkách nebo v Aplikaci nejméně 15 dní před jejich účinností. Aktuální znění je vždy dostupné na adrese [www.amphi.cc/cs/privacy](https://www.amphi.cc/cs/privacy).

_Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou účinné od 9. 9. 2026._